Dieci semplici trucchi di Excel che ti svoltano la vita

Quella di Kanye West contro i fan di Excel è stata probabilmente una delle battaglie di internet più bizzarre dell’anno. “Bruciate queste tabelle excel” ha twittato il rapper, provocando migliaia di fan di Excel che, a loro volta, hanno difeso il loro programma preferito elencandone le caratteristiche che rendono la loro vita molto più facile.

Molti altri utenti erano a favore di Kanye. D’altronde Excel e programmi simili sono considerati abbastanza inutili per molti. Ecco, diciamo che hanno la reputazione di servire solo a ragionieri e statistici.

Ma la verità è che i fan di Excel hanno ragione. Il software gli consente di eliminare l’aritmetica, di impressionare colleghi con grafici intelligenti e manipolare dati con estrema facilità. Eccoli anche per voi.

Iniziamo con un trucco piuttosto semplice che ti farà risparmiare un sacco di tempo: immagina di avere una tabella completamente piena di fronte a te in cui vuoi aggiungere dieci altre righe. Il problema: un clic con il tasto destro del mouse sulla posizione desiderata dà la possibilità di aggiungere una sola riga.

Per risolvere questo problema dovrete contrassegnare un intero blocco di righe premendo il loro tasto sinistro del mouse sui loro numeri. Se scegli “inserisci celle” dopo aver cliccato con il tasto destro del mouse, Excel ti darà una generosa porzione vuota.

Gli utenti di Excel sanno di cosa sto parlando. Se si scorre verso il basso su una tabella lunga, è facile dimenticare a quali dati si riferiscono nelle singole colonne.

Quindi prima che il tuo mouse inizi a fare le fusa: cliccando su “visualizza” troverai “blocca riquadri”. Fai clic su “blocca riga superiore” e la preziosa prima riga si sposterà sempre con te, indipendentemente da quanto scorri lontano.

Immagina di trovarti davanti a una tabella con una dozzina di parametri. Hai, ad esempio, le statistiche sulle vendite con diversi paesi, prezzi, quantità etc etc. Con dati del genere puoi facilmente rispondere a una domanda tipo “quale prodotto è stato più venduto negli Stati Uniti? In quale paese si fattura di più?" Per rispondere potresti impiegare molto tempo a classificare, formare quozienti e sommare per poi perdere la traccia e disperarti — o costruire una tabella pivot.

In poche parole, una tabella pivot è uno strumento che consente di correlare rapidamente grandi quantità di dati tra loro. Per consentire agli utenti di esercitarsi, Microsoft ha messo online questo documento che è ottimo per imparare.

La strada per la prima tabella pivot è semplice: seleziona l’intera tabella digitando Ctrl + A (Mac: Cmd + A), nel menù in alto seleziona “Inserisci / Tabella pivot”. A questo punto si aprirà un nuovo foglio. Nella finestra denominata “Campi di tabella di Pivot” seleziona quelli che ti interessano. Se selezioni, per esempio, prodotti e quantità, Excel imposta già i due parametri in proporzione e calcola una somma.

Se, per esempio, desideri sapere quale sia il prodotto più venduto negli Stati Uniti dal foglio di calcolo, basta che clicchi su “paese”, “prodotto” e “unità vendute” e il gioco è fatto.

La tabella di allenamento per Pivot Padawane ha molte linee, ma pesa solo 82 kilobyte. A volte, tuttavia, i file di Excel si gonfiano fino a 10 Megabyte o più. Se vuoi risparmiare spazio o semplicemente inviare il file via e-mail puoi ridurre le dimensioni. I vecchi file Excel hanno l’estensione .XLS che esiste dagli anni ’80. Da Excel 2007 in poi esiste il formato .XLSX che è più efficace. Quindi, chi ha un vecchio file .XLS dovrebbe salvarlo in .XLSX. Se ancora non basta per ridurre il formato, c’è comunque il formato .XLSB — particolarmente utile per tabelle di grandi dimensioni, visto che è in grado di ridurre il peso del 50 percento.

I file .XLSB hanno, tuttavia, un po’ di problemi di sicurezza: è possibile, infatti, nascondere i blocchi di programma (detti anche Macro) e quindi inviare dei potenziali malware in un file di foglio. Normalmente, i file di Excel con macro ottengono automaticamente l’estensione .XLSM. Per i file .XLSB non si sa se nel file è presente una macro dannosa o meno.

Molti utenti conoscono Excel come strumento di contabilità che calcola in modo affidabile l’entità delle spese in casa o in un locale. Una funzione utile è quindi la somma automatica. Per usufruirne basta posizionare il cursore in una cella sotto a una colonna di numeri, premere il simbolo della somma Σ nella barra “start” e pigiare “invio”. Il bello è che quando si modifica un numero, il programma aggiornao il nuovo totale in tempo reale.

Ovviamente, Excel è in grado di seguire anche tutte le altre operazioni matematiche: dalla divisione all’estrazione della radice fino al calcolo di percentuali. Tali operazioni possono essere inserite con comandi brevi. La somma di celle A1 e A4 viene calcolata dal comando = SOMMA (A1:A4). Per tutti i dettagli, clicca qui.

Ovviamente quando hai a che fare con dei numeri eccitanti è naturale renderli ben visibili. E per farlo la soluzione migliore è un diagramma. Con Excel è piuttosto facile, basta che contrassegni le celle con i numeri e le descrizioni che dovrebbero essere nel diagramma e selezioni “inserisci” nella barra dei menù e selezioni un diagramma. L’unica domanda: qual è il modo migliore per rappresentarlo?

Il grafico a linee è più adatto per rappresentare i numeri nel tempo. Quindi, non appena hai dei dati che dipendono da una data precisa dovresti puntare su questo tipo di diagramma. Un grafico a barre è funzionale per questo, ma potrebbe distrarre per le barre particolarmente grandi e ridurre quello che volete dimostrare: uno sviluppo.

Costruire un grafico a torta è una sfida in sé: già i colori possono fare la differenza. Il rosso rimanda a un “problema” e il verde fa pensare a un “tutto ok”. Tuttavia, i grafici a torta sono ottimali se si desidera mostrare quali sono le componentistiche di una percentuale. Qualcosa come: quanti elettori hanno votato quale partito? Oppure: quanti membri di una squadra sportiva preferirebbero allenarsi la mattina, quanti di sera e a quanti non frega niente?

Un diagramma fatto bene mostra a prima vista ciò che è davvero importante. Un diagramma fatto male è confusionario per tutti i numeri, colonne e descrizioni che contiene. Ma bastano tre passaggi. Prima di tutto, apri lo strumento di formattazione accanto al tuo grafico con Ctrl + 1 (Mac: Cmd + 1).

Primo passo: rimuovi le linee orizzontali: servono solo se si desidera confrontare dei valori esatti mentre nel diagramma dovresti fare l’esatto contrario. E cioè, dare un’impressione generale. Quindi per procedere, fai clic sulle linee orizzontali e seleziona l’opzione “nessuna linea” nello strumento di formattazione.

Passo numero due: ordina i valori. Così facendo ordini i tuoi numeri e puoi stimare delle proporzioni. Questo è importante, in particolare, per le classifiche — che sono rappresentate al meglio con dei grafici a barre. Per fare ciò basta evidenziare i valori nella tabella, cliccare con il tasto destro e premere “ordina”.

Passo numero tre: limita i valori dell’asse. Troppi numeri sugli assi distraggono. Pertanto, nel diagramma fai clic sui valori a sinistra dell’asse Y, seleziona l’icona del grafico (“opzioni asse”) nello strumento di formattazione e aumenta il valore sotto la voce “tratti principali”.

Quanto sia importante impostare bene una tabella Excel diventa, spesso, evidente quando è già troppo tardi. Un esempio sgradevole: la serie di numeri scorre orizzontalmente lungo una linea e non verticalmente lungo una colonna. Ciò non solo confonde ma interferisce pure con la funzione di ordinamento. Excel va molto meglio quando i numeri stanno uno sopra l’altro e non quando stanno fianco a fianco. Quindi non devi aggiustarlo con un lavoro manuale e scrupoloso, basta lo strumento chiamato “trasposizione”.

Per farlo basta che selezioni la tabella, la copi e dopo aver fatto “incolla speciale” con il tasto destro, selezioni l’opzione “trasponi”.

Molti blogger di Excel sono d’accordo con il fatto che se non conosci questa funzione, non conosci Excel — o almeno, non conosci quello che rende Excel così eccezionale.

Supponiamo di avere una lista enorme di migliaia di studenti, i loro voti e conseguente andamento. Ora, il CERCA.VERT può aiutarti a scegliere le note di ciascuno senza scorrere e cercare nella tabella.

Ad esempio, supponiamo di cercare il voto di educazione fisica di Lydua Lorenz. E scriviamo il seguente comando in una casella libera:

= CERCA (J3;-A3:-H22;-6;-0)

Certo, sembra criptico, ma la funzione CERCA.VERT è composta da quattro variabili, una dopo l’altra tra parentesi, separate da un punto e virgola.

Innanzitutto il criterio di ricerca, nel nostro esempio, è il cognome dello studente e cioè la cella J3, nella quale inseriamo “Lorenz” a mano. Secondo, l'area di ricerca e quindi tutte le celle che vogliamo setacciare. In questo caso, "A3: H22", quindi tutto dalla cella "A3" in alto a sinistra alla cella "H22" in basso a destra.

In terzo luogo, abbiamo bisogno del numero di colonna. Dietro si trova ciò che vogliamo cercare che, in questo caso, è il voto a educazione fisica. Quindi inseriamo un sei, perché educazione fisica — in questo caso— è nella colonna 6. L'ultimo valore non è così importante: con "0" diciamo ad Excel che il risultato che vogliamo corrispondere esattamente alla nostra query.

Ora inseriamo nel campo J3 il nome "Lorenz", premiamo "Invio" e vediamo un uno. Lydia, a quanto pare è super sportiva.

Il passo successivo è collegare il CERCA.VERT con una funzione. Vogliamo, per esempio, sapere se uno studente ha un voto peggiore a 4. Se sì, Excel dovrebbe sputare la nota “A RISCHIO” o un amichevole “TUTTO BENE”. Quindi si cerca un campo libero e si digita;

= CERCA.VERT (-J6;-A3:-H22;-8;-0)

Stiamo dicendo di cercare il campo “J6” (cognome) nella tabella "A3: H22” e poi di fornirci il numero dell’ottava colonna, dove si trova il voto medio. Quindi lo combiniamo con la funzione SE.

= SE ((CERCA.VERT (-J6;-A3:-H22;-0)> = 4); "A RISCHIO"; "TUTTO BENE")

Questa lunga formula ci dice se il valore che stiamo cercando è maggiore o uguale a 4.

Se si digita un cognome nel campo J6, in questa caso Germar, la funzione non solo ricerca il voto medio di Leoni Germar ma india anche se questo studente è a rischio bocciatura.

Questo articolo è apparso originariamente su Motherboard DE.