300 Tage Schweiß & E-Mails: Die Geschichte hinter dem größten Indie-Stand der Gamescom

Wer auf die Gamescom fährt, der denkt nicht an Spezialteppiche, Lichtinstallateure oder endlose Email-Ketten – sondern an, klar, Videospiele. Neue Trailer, neue Demos, neuer Swag von Blockbbustern, die die Freizeit im Herbst verschlucken werden.

Dass die Messehallen in Köln aber überhaupt gefüllt werden von gewaltigen Ständen, auf denen Rechner und Konsolen stehen, liegt an der Arbeit von Spieleentwicklern. Um Gamer auf der Messe glücklich zu machen, müssen sie sich mit kleinsten Details und schlimmster Bürokratie rumschlagen. Keine Story verdeutlicht das so gut wie die Geschichte der Indie Arena.

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Auf über 1.000 Quadratmetern stellt die Indie Arena dieses Jahr mehr als 80 Spiele von unabhängigen Entwicklern aus. Es ist der größte Stand für Indie Games, den es je auf der Gamescom gegeben hat. Seit inzwischen fünf Jahren sorgt Jana Reinhardt gemeinsam mit anderen Spieleentwicklern dafür, dass die Indie Arena in die Halle rollt. Sie kümmert sich vor allem um Pressearbeit und die Zusammenarbeit mit anderen Indies. Das alles passiert in ihrer Freizeit. Denn eigentlich ist Jana Spieleentwicklerin und nicht im Messe-Business. Gemeinsam mit ihrem Partner Friedrich Hanisch arbeitet Jana am Dungeon-Abenteuer Behind Stars and Under Hills.

Dass es dieses Jahr eine Indie Arena gibt, ist keine Selbstverständlichkeit. Die Entscheidung fällt nach der letzten Gamescom, im Herbst. "Letztes Jahr war das so anstrengend mit den Sponsoren. Viele sind vorher abgesprungen. Es war superknapp. Wir dachten: Wir sind so groß und trotzdem müssen wir die Leute anbetteln, dass sie uns Geld geben. Das ist blöd." Das Team dachte ans Aufgeben. "Aber dann haben wir überlegt: Wenn wir statt 600 Quadratmetern 1.000 nehmen, dann lohnt sich das für uns, weil da Rabatt dabei ist." Die Indie Arena geht in die Vollen: Nicht einfach ein weiteres Jahr nach dem schwierigen letzten, sondern einfach mal der größte Indie-Stand der Gamescom-Geschichte. Das motiviert genug zum Weitermachen.

Ab da wird jede Woche ein Mal telefoniert, geplant, Fragen geklärt. Die Telefonate werden immer länger. "1.000 Quadratmeter – wie teilst du das auf? Wie viele Entwickler kannst du unterbringen? Oliver Eberlei, Gründer der Indie Arena, macht einen Plan in der Grafik-Software Indesign, schiebt rum, bis es zugänglich aussieht." Irgendwann steht der Plan und die Entscheidung: Die Indie Arena wird gemacht.

"Der erste Schritt ist, dass du den Platz auch bekommst von Koelnmesse, der Messegesellschaft. Du füllst ein Formular aus, dass du den Platz haben willst", so Jana Reinhardt. Im März gehen die Bewerbungen raus, die Planungen und Vorgespräche dafür beginnen natürlich schon vorher, bereits im Januar. "Dann fangen die Verhandlungen an. Nicht über den Preis, sondern wo du stehst." Am attraktivsten sind die vier großen Haupthallen, in denen Bethesda, EA, Sony, Microsoft und Nintendo ihre Neuheiten präsentieren – da wollen alle hin, der Platz ist aber knapp. "Man versucht also, dich in eine blöde Halle zu schieben, wenn nix frei ist oder um die Halle attraktiver zu machen", also Indie Games rüber zu Ausbildungsbetrieben, Mauspad-Anbietern und Uni-Ständen. Hallen, in die sich die über 300.000 erwarteten Besucher eher aus Versehen verirren.

Genau das passiert auch der Indie Arena. Es muss also nachverhandelt werden. Weil die Indie Arena bereits zum fünften Mal auf der Gamescom ist, darf sie ihren alten Platz behalten. Halle 10, nicht herausragend, aber auch keine Schande. Für die Indie Arena ist das ein klarer Sieg, für die Koelmesse dagegen folgen weitere Runden Stand-Tetris.

Es müssen also Förderungen und Sponsoren rangeholt werden. Damit fängt die Indie Arena teilweise schon ein Jahr im voraus an. Eine EU-Förderung hilft mit 45.000 Euro und auch das deutsche Verkehrsministerium gibt der Indie Arena Geld. Wie viel Geld genau vom Ministerium kommt, darf Jana uns aber nicht verraten. Genug, um damit den ganzen Stand zu finanzieren, ist es allerdings bei Weitem nicht.

Dann kommen Sponsoren ins Spiel. "Das dauert ewig mit den Verhandlungen. Du schreibst sie an, machst einen Pitch und sagst: Wir hätten gerne 30.000 Euro von euch. Wie sieht's aus?", erzählt Jana. Die Indie Arena fragt an bei anderen Spieleentwicklern, Publishern, Bundesverbänden und – wichtig – bei Hardware-Herstellern, denn bei den Sponsoren geht es nicht nur um Geld. "Du brauchst für 80 Entwickler Hardware. Du musst also zusehen, dass du Mäuse, Tastaturen, Controller, Monitore, Kopfhörer und am besten noch riesige Fernseher bekommst."

"März bis Mai war unsere Ausschreibung, dass sich Entwickler bewerben können, die einen Platz in der Arena wollen", 1.500 Euro müssen Entwickler für einen kleinen Platz mit Rechner und Monitor zahlen, 3.500 Euro für ein größeres Büdchen. Weil es aber so viele Interessenten gibt, muss ein Bewerbungsprozess her.

"Dazu haben wir eine Jury. Das sind wir, Leute, die wir kennen, und die Entwickler vom letzten Jahr", sagt Jana. "Die gucken sich dann über 200 Videos von Spielen an und, wenn du Zeit hast, dann spielst du das Spiel auch." Jedes Spiel bekommt eine Note von 1-5. Jetzt werden die Macher der besten Spiele mit Angeboten angeschrieben. "Dann hast du den Struggle, dass die ewig nicht antworten und dann sagen, sie wollen die Booth jetzt doch nicht." Um unter Entwicklern, Gamern und Presse den großen Aufschlag machen zu können, muss aber das ganze Programm stehen, also: Mails schreiben, Nummern wählen, warten und wieder von vorne. Auch das Geld muss klargemacht werden, bezahlt werden muss vorher, denn es kam auch schon vor, dass Entwickler einfach nie überwiesen haben und verschwanden. Über zwei Monate dauert das: "superanstrengend."

Entwickler sind da, Geld ist da, Stand ist gesichert. Fertig? Nein. Denn die Koelnmesse vermietet nur den Standplatz, bauen muss jeder selbst. "Das macht Olli Eberlei mit seinem Kumpel Sven. Den Stand bauen sie in ihrem Garten auf." Den Rest des Jahres müssen die Wände in Backsteinoptik, die Tische und andere Standelemente in eigens angemieteten Lagern verstaut werden.

"Dann hast du noch einen Licht-Installateur. Der macht…das Licht-Ding oben." Jana ist kein Licht-Installateur und das ist wahrscheinlich auch besser so. "Das musst du auch bezahlen." Die wahrscheinlich merkwürdigste Ausgabe ist dann: der Teppich. Jeder Stand braucht einen Teppich, auf dem die Besucher laufen. "Unser Teppich kostet 8.000 Euro für 1.000 Quadratmeter und den kannst du danach weghauen", zumindest ist Anliefern und Auslegen mit drin. Organisiert werden muss das aber natürlich auch.

Die ganze Zeit über muss dabei Rücksprache gehalten werden mit der Messe. Was geht, was geht nicht, was muss beachtet werden? Jeder Stand braucht private Sicherheitsleute, die müssen auch noch gefunden werden. Der Plan, der Indie Arena ein Dach zu verpassen, musste abgeblasen werden. "Das geht nicht. Außer du machst Sprenkler rein." Am heutigen Pressetag war geplant, die Booth für Privatbesucher mit einer Art Tuch abzugrenzen. "Da musst du beachten, dass dann Fluchtwege da sind für Leute."

Vor der Gamescom steckt jeder der acht Indie Arena-Macher als Coder, Grafiker, Businessplaner und Game-Designer – oft alles gleichzeitig – jeden Tag etwa drei bis vier Stunden in die Vorbereitung der Booth – und das nach Feierabend und dem eigentlichen Vollzeitjob. Während der Gamescom gibt es keinen Moment der Ruhe für niemanden: Lärm, Stress, absaufende Konsolen, Zollbeamte, die die Rechner von internationalen Entwicklern kassieren. Events mit Partnern, Networking-Frühstücke mit Publishern, YouTuber, Streamer, Journalisten und tausende Gamer, die sich Spiele anschauen wollen.

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"Nach der letzten Gamescom waren wir alle ausgebrannt", so Jana. Aber Aufhören ist nicht. "Der Verlust wäre einfach zu krass. Willst du das, was du vier Jahre gemacht hast, was so gewachsen ist, willst du das aufgeben?"

Also machen Jana und das Indie Arena-Team weiter und stecken ihre wenige Freizeit ins Projekt: "Ich denke, wir haben da einfach eine gewisse Verantwortung. Klar, wir machen das ja auch ein bisschen für uns, dass wir diesen Stand haben, aber wir wissen, wie vielen Leuten wir damit helfen. Wenn wir nicht da wären, dann könnten sie nicht auf der Gamescom ausstellen."