Wie die Pomodoro-Taktik mir geholfen hat, mein Leben in den Griff zu kriegen

Ich bin ein wahrer Meister der Prokrastination. Wenn ich etwas erledigen muss, quäle ich mich solange mit dem Gedanken an die Arbeit, dass ich am Ende Stunden damit verbringe, mich vor einer Aufgabe zu drücken, die höchstens zehn Minuten gedauert hätte. Am Ende des Tages plagen mich dann Gewissensbisse, dass ich wieder mal nichts von meiner To-Do-Liste geschafft habe. Doch mit der ewigen Aufschieberei soll jetzt endlich Schluss sein. Ich habe beschlossen, mein persönliches Zeitmanagement zu hacken. Wirklich geholfen hat mir dabei letztendlich eine kleine rote Tomate.

Auf der Suche nach der perfekten Taktik, um meine Aufschieberitis in den Griff zu bekommen, stieß ich auf eine Methode, die in den 80er Jahren in Italien entwickelt wurde. Der Programmierer Francesco Cirillo entwickelte die Pomodoro-Technik, als er für seine ersten Prüfungen an der Uni lernen musste. Frustriert von seiner kurzen Aufmerksamkeitsspanne, wollte er sich dazu bringen, wenigstens zehn Minuten am Stück an einer Aufgabe zu arbeiten. Dazu stellte er sich kurzerhand einen Küchentimer, der zufälligerweise die Form einer Tomate, auf Italienisch Pomodoro, hatte. Diesem verdankt die Technik heute auch ihren Namen.

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Die Taktik mit der Pomodoro ist so einfach wie genial: Viele Menschen verbinden mit Fristen ein Angstgefühl. Die Zeitintervalle des Küchenwecker sollen dabei helfen, das Gehirn auszutricksen, so dass es die Zeit anders wahr nimmt: Sie soll als Verbündeter, nicht als Gegner wahrgenommen werden.

Die Pomodoro-Technik besteht aus fünf Schritten: Zuerst schreibt man die Aufgaben auf, die man an einem Tag erledigen möchte, und schätzt ab, wie viele Pomodoro-Intervalle man für die Erledigung benötigen wird. Dann wird der Wecker auf 25 Minuten gestellt und die jeweilige Aufgabe solange bearbeitet, bis der Wecker klingelt. Danach folgt eine kurze Pause von drei bis fünf Minuten. Nach jeweils vier Pomodoro-Intervallen sollte eine längere Pause von 15-30 Minuten eingehalten werden. Am Ende des Tages werden die Ergebnisse ausgewertet und man überlegt, wie man die Zeiteinteilung in Zukunft weiter optimieren kann.

Für seine Technik hat Cirillo feste Regeln entwickelt: So muss ein Pomodoro-Intervall immer von Anfang bis Ende durchlaufen. Wenn die Uhr läuft, darf die Tätigkeit also zwischendurch nicht gestoppt werden. Wenn man in der Planungsphase schätzt, dass eine Aufgabe mehr als fünf bis sieben Pomodoro-Intervalle dauern wird, so ist die Aufgabe wahrscheinlich zu komplex und sollte weiter heruntergebrochen werden. Wird eine Aufgabe weniger Zeit als eine Pomodoro in Anspruch nehmen, sollte sie mit ähnlichen Aufgaben kombiniert werden, so dass am Ende ein ganzes Intervall zustande kommt.

Auch dafür, wie man mit Ablenkungen und Unterbrechungen umgehen soll, hat Cirillo hilfreiche Tipps parat. Er unterscheidet bei Unterbrechungen zwischen "internen" Unterbrechungen, also dem gedanklichen Abschweifen oder dem Drang, sich jetzt unbedingt einen Kaffee zu kochen, und "externen" Unterbrechungen wie Anrufe oder E-Mails.

Für "interne" Unterbrechungen rät Cirillo, den Gedanken aufzuschreiben, um ihn aus dem Kopf zu bekommen, und mit einem Prioritätsgrad zu versehen. So merkt man schnell, dass es in den meisten Fällen völlig ausreicht, sich nach Ablauf der 25 Minuten mit einer Lösung zu beschäftigen. Die Prioritätsstufen helfen außerdem, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Gerade als ich diese Zeilen schreibe, überfällt mich der unbändige Wunsch, mir das Lied "Shout" von Tears for Fears anzuhören und zu googlen, was eigentlich aus der Band geworden ist. Aber ganz im Sinne der Pomodoro beschließe ich, mich erst einmal voll und ganz auf diesen Artikel zu konzentrieren. Also mache ich eine entsprechende Notiz und werde erst nach Ablauf der 25 Minuten in meiner Pause ein aktuelles Bild der Band raussuchen.

Mit den externen Einflüssen ist es schon etwas schwieriger: Ein Kollege möchte wissen, wo er einen Vordruck findet, dann klingelt das Telefon, die Chat-Nachrichten blinken. Wir können zwar nicht beeinflussen, wann diese Unterbrechungen auftreten, aber wir können selbst entscheiden, wie wir mit den Störungen von außen umgehen. Denn die oberste Devise lautet: Schütze deine Pomodoro. Konkret bedeutet das: Kollegen freundlich auf später vertrösten, Anrufe, Mails und Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt beantworten, den Chat und Push-Benachrichtigungen für 25 Minuten auf stumm stellen.

Laut Cirillo reichen 7 bis 20 Tage mit der kleinen Küchenuhr aus, um positive Ergebnisse zu erzielen – und auch ich bin inzwischen von der Kraft der kleinen Tomate überzeugt. Wer gerade keine Küchenuhr zur Hand hat, kann natürlich auch eine der vielen digitalen Apps nutzen, die durch die Pomodoro-Technik inspiriert wurden. Und wie versprochen bekommt ihr auch das aktuelle Bild von den Sängern von "Tears for Fears".